Arbeitsschutz Kompakt Nr. 155

Psychische Belastung reduzieren - Arbeitsorganisation

Insbesondere Zeitdruck, häufige Störungen und Unterbrechungen, unklare Prozesse und Zuständigkeiten sowie fehlende Unterstützung können zu einer mentalen Überlastung von Beschäftigten führen. Dies kann die Aufmerksamkeit sowie die Entscheidungs- und Koordinationsfähigkeit beeinträchtigen und dadurch das Risiko von Fehlhandlungen, Fehlerketten und Unfällen erhöhen. Häufige oder intensive Stressreaktionen können darüber hinaus langfristig die Gesundheit beeinträchtigen.

Gesundheits- und sicherheitskritische Faktoren:

Arbeitsintensität

Ungünstiges Verhältnis zwischen Arbeitsmenge, Aufgabenvielfalt bzw. -komplexität und verfügbarer Zeit
Unrealistische Vorgaben, Zeitdruck oder das Gefühl, alles zeitgleich erledigen zu müssen (Multitasking)

Störungen und Unterbrechungen

Häufige oder lang andauernde Störungen an Maschinen und Anlagen
Ständige Unterbrechungen des Arbeitsprozesses durch E-Mails, Chats, Meetings oder Ad-hoc-Aufgaben etc.
Folge: Gleichzeitigkeit von Tätigkeiten oder nicht abgeschlossene Arbeiten, die im Hinterkopf behalten werden müssen.

Kommunikation und Kooperation

Fehlende Möglichkeiten zum fachlichen und persönlichen Austausch
Unklare oder nicht funktionierende Kommunikations- und Entscheidungswege
Folge: Erhöhtes Risiko für Fehlhandlungen und Konflikte an Schnitt- und Übergabestellen

Kompetenzen und Zuständigkeiten

Unklare Kompetenzen, Zuständigkeiten und Rollen an Schnitt- und Übergabestellen
Verantwortung wird delegiert bzw. nicht übernommen (Verantwortungsdiffusion).
Folge: Eigenverantwortliche Entscheidungen und die Kommunikation untereinander werden erschwert. Dies kann zu erhöhtem Stressempfinden, Resignation oder vermindertem Engagement führen.

Schutzziele und Gestaltungshinweise

Arbeitsaufgaben sind so zu organisieren, dass

Arbeitsmenge, Aufgabenvielfalt und -komplexität mit der zur Verfügung stehenden Zeit und den vorhandenen Ressourcen bewältigt werden können,
notwendige Abstimmungen, Unterbrechungen und Erholungszeiten berücksichtigt werden und nicht zu einer erhöhten Arbeitsintensität führen,
Beschäftigte angemessene Einflussmöglichkeiten sowie Entscheidungsspielräume erhalten,
Rollen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege transparent und widerspruchsfrei sind,
die erforderlichen Informationen und Kompetenzen zur Aufgabenbewältigung vorhanden sind und
die Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung gefördert werden.

Orientierung und Handlungssicherheit schaffen

Vor der Arbeit

Aufgaben klar priorisieren.
Ausreichend Zeit und Ressourcen für Aufgaben einplanen.
Pufferzeiten für ungeplante Abweichungen und Zusatzaufgaben einkalkulieren.
Störungsquellen identifizieren und durch vorbeugende Maßnahmen/Instandhaltung möglichst vermeiden.
Kommunikations- und Entscheidungswege eindeutig festlegen.
Kommunikationsetikette und den Umgang mit Konflikten festlegen.
Informationen gezielt bereitstellen und Informationsüberflutung vermeiden.
Rollen, Zuständigkeiten und Entscheidungsspielräume im Arbeitsprozess sowie zwischen Bereichen definieren.
Klare Übergabeprozesse festlegen.

Während der Arbeit

Unterstützung und Vertretung bei dringenden oder nicht planbaren Aufgaben sicherstellen.
Bei Störungen und Unterbrechungen klare Prioritäten setzen und Unterstützung regeln.
Melde- und Eskalationswege für unerwartete Schwierigkeiten und Unklarheiten einhalten.
Eigenverantwortliche Entscheidungen im zuvor festgelegten Rahmen ermöglichen.
Bei Schwierigkeiten die festgelegten Ansprechpersonen kontaktieren.

Nach der Arbeit

Verbesserungsvorschläge zum Arbeitsablauf aufnehmen und bearbeiten.
Störungen, Unterbrechungen und Überlastungen erfassen und zusätzliche Maßnahmen zur Ursachenbeseitigung besprechen.
Abläufe und Kommunikationswege bei Bedarf anpassen.
(Übergreifende) Zusammenarbeit fördern, z. B. durch gemeinsame „Projekte“ oder Hospitationen.
Regelmäßige systematische Feedbackschleifen durchführen.
Fähigkeiten und Fertigkeiten der Beschäftigten an veränderte Anforderungen anpassen.

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