Vor der Dienstreise

Mitarbeiterauswahl

Herangezogen werden können nur Beschäftigte, von denen ein sicheres Verhalten vor Ort zu erwarten ist. Sie sind in der Lage für Ihre Tätigkeit eine Gefährdungsbeurteilung vor Ort durchzuführen und wissen, welches Verhalten bei der Abweichung von Sicherheitsstandards erwartet wird. Für die Führungskräfte muss klar sein, dass ihre Fürsorgepflicht im vollen Umfang auch im Ausland gilt.

Medizinische Vorbereitung

Im Regelfall organisiert der Betriebsarzt die medizinischen Aspekte der Auslandsaufenthalte und steht dem Beschäftigten für die arbeitsmedizinische Vorsorge, für evtl. Impfungen, für die erforderliche „Reiseapotheke“ und für Rückfragen zur Verfügung. Gerade bei anstehenden Impfungen sind ausreichende Vorlaufzeiten einzuplanen. 

Notfallplan

Trotz guter und umfangreicher Vorbereitung wird ein Notfall nie vollständig verhindert werden können. Aus diesem Grund müssen sich die Unternehmen auf den Eintritt eines Notfalles vorbereiten. Durch die Vorbereitung kann im Ereignisfalle viel Zeit gespart und Verhaltensfehlern vorgebeugt werden.
Eine schnelle Rettung/Evakuierung der Beschäftigten, eine geeignete ärztliche (Erst-) Versorgung und funktionierende Kommunikationswege sind die wichtigsten Aspekte für den Notfallplan.
Als Notfall-Assistance hat die BGHM mit der Firma MD Medicus einen Vertrag geschlossen. Versicherte und Unternehmen können im Notfall über MD Medicus Hilfe rund um die Uhr erhalten.
Notfalltelefon Ausland: +49 (0)6131 802 18008
.
Dies ist besonders wichtig, weil nicht nur das System der ersten Hilfe sondern gerade auch die Notfallversorgung in ausländischen Krankenhäusern ein sehr unterschiedliches Niveau aufweisen kann.

Daneben ist die Kommunikation sicherzustellen, so dass der Mitarbeiter im Ausland jederzeit die Möglichkeit hat, mit dem Unternehmen zu kommunizieren.

Bereiten Sie ein Informationsblatt mit den wichtigsten Hinweisen und Telefonnummern für den Notfall vor.

Erfahren Sie mehr zum Thema Unfallmeldung im Ausland.

Aufnahme des Punktes Arbeitsschutz in die Angebotserstellung

Es empfiehlt sich im gesamten Bereich der Vertragsgestaltung die Arbeitsschutzaspekte einfließen zu lassen. Somit lassen sich mit den Vertragspartnern wichtige Punkte, wie z.B. Regelungen zu technischen Schutzmaßnahmen, zur PSA oder zur Arbeitsorganisation bereits im Vorfeld klären. Auf Basis solcher Verträge können Mitarbeiter vor Ort die Einhaltung des Arbeitsschutzes verlangen, ohne Gefahr zu laufen, dass nachträgliche Forderungen an das eigene Unternehmen gestellt werden.

Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung für Bauarbeiten/Baustellen im Ausland beginnt mit den üblichen Gefährdungen, die auch im Inland regelmäßig auf Baustellen vorhanden sind. Hierfür gibt es eine stattliche Anzahl von Mustergefährdungsbeurteilungen (siehe Bibliothek) . Der schwierigere Teil der Gefährdungsbeurteilung bei Auslandstätigkeiten auf Baustellen ist allerdings die Ergänzung, die sich zumindest auf folgende regionale Besonderheiten beziehen muss:

  • rechtliche Unterschiede gegenüber dem Herkunftsland
    • niedrigeres Schutzniveau
    • höheres Schutzniveau
    • andere Zuständigkeiten
  • Mentalitätsunterschiede (im Arbeitsschutzhandeln)
    • Soziale und kulturelle Besonderheiten (Religion, Ethnien, Staatsform)

  • mögliche zusätzliche/andere Gefährdungen

    • Straßenverkehr/Baustellenverkehr
    • Kriminalität/Unruhen/Kriege/Terroranschläge
    • erschwerte Kommunikation durch Sprachbarrieren
    • atypische Arbeits(platz)Verhältnisse
    • atypische Arbeitsorganisation/Arbeitszeiten (z.B. andere Tages-/ Nachtrhytmen)
    • ungeeignete Kleidung, fehlende/ungeeignete PSA
    • niedrige Hygienestandards
    • andere Ernährungsgewohnheiten
    • Klima
    • Flora/Fauna

Unterweisung

Die gezielte Unterweisung vermittelt den Beschäftigten die Gefährdungssituation und lässt sie kritische Situation selbst erkennen. Anhand der Ergebnisse der jeweiligen Gefährdungsbeurteilung sind vor diesem Hintergrund die für die Entsendung vorgesehenen Beschäftigten zu unterweisen. Ergänzend zu der tätigkeitsbezogenen Unterweisung umfasst eine vollständige Unterweisung für die Entsendung auch Inhalte zum grundsätzlichen Verhalten in einem fremden Land während der Arbeitszeit aber auch während der Reise und in der Freizeit. Weitere Aspekte der Unterweisung sind Hinweise auf die medizinische Vorbereitung der Reise und das Verhalten im Notfall.

Vor der Dienstreise sind ergänzend folgende Aspekte zu beachten

  • Einreiseformalitäten klären und abarbeiten. Denken Sie rechtzeitig an die Beantragung notwendiger VISA und prüfen Sie die Gültigkeit Ihres Passes.
  • Abfrage beim Auswärtigen Amt  bezüglich Informationen auch der aktuellen Sicherheitslage im zu bereisenden Land - hier können über jedes Land und bestimmte Regionen auch viele Informationen über örtliche, religiöse und gesellschaftliche Gebräuche, das landesübliche Geschäftsgebaren, sonstige Verhaltensregeln, besondere Gefahren, Währungen, Wechselkurse und Visabestimmungen nachgelesen werden. Newsletter über die aktuelle Sicherheitslage können Sie auf der Seite des Auswärtigen Amtes bestellen. Ebenfalls beim Auswärtigen Amt finden Sie Reise- und Sicherheitshinweise sowie Reisewarnungen.
  • Sicherheitsvorkehrungen (Safe im Hotel, gepanzerte Fahrzeuge,…) organisieren
  • Einbindung der Personalabteilung (wenn vorhanden) in die Planung der Auslandsdienstreise
  • Sicherstellen, dass der Beratungsverpflichtung des Unternehmers im eingetretenen Fall Genüge getan wird. Hier gilt es, Entscheidungen für den Mitarbeiter vorzuschlagen, ihm jedoch die freie Wahl der angemessensten Lösung offen zu lassen
  • Es gilt die allgemeine Regel: je exotischer das Ziel, je mehr sich die Kultur des Ziellandes von unserer unterscheidet, umso wichtiger ist die Vorbereitung der Dienstreise und die Einhaltung der Hinweise und Verhaltensregeln während der Reise.
  • Von folgenden Dokumenten sollten Sie Kopien anfertigen und im Reisegepäck getrennt von den Originaldokumenten mitführen oder elektronisch so ablegen, dass Sie im Bedarfsfall über das Internet hierauf zugreifen können:
    Reisepass, Personalausweis, Visum, Tickets, Hotelbuchung, Kreditkarten. Die Kopien können bei Verlust der Originaldokumente sehr hilfreich sein, um sich auszuweisen sowie Ersatzdokumente zu beschaffen und Kreditkarten zu sperren.
  • Führen Sie persönlich notwendige Medikamente in ausreichender Menge im Handgepäck mit. Bewahren Sie verschreibungspflichtige Medikamente in der Originalverpackung zusammen mit einer Kopie des Rezeptes auf.
  • Verschlüsseln Sie Laptop und Datenträger, wenn Sie dienstliche oder andere nicht für die Allgemeinheit bestimmte Informationen beinhalten.
  • Vermeiden Sie es von Vornherein, allein unterwegs zu sein. Versuchen Sie bestimmte Dinge im Voraus zu organisieren, z.B. den Transfer vom Flughafen ins Hotel und zum Geschäftsort.