Digitaler Lohnnachweis erfolgreich gestartet

Wichtig für Arbeitgeber: Stammdatenabgleich zur Unfallversicherung baldmöglichst durchführen

Unternehmen mit Beschäftigten müssen in diesem Jahr erstmals einen digitalen Lohnnachweis für das vergangene Jahr abgeben. Nach einer zweijährigen Übergangsphase soll das neue Verfahren den bisher auf Papier oder via Extranet übermittelten Lohnnachweis ersetzen. Auf der Grundlage des Lohnnachweises errechnet die Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse den Beitrag.

„Aus technischer Sicht ist der digitale Lohnnachweis erfolgreich gestartet“, sagt Peter Libowski, bei der DGUV zuständig für den digitalen Lohnnachweis. „Auf Seiten der Unfallversicherung haben die Systeme reibungslos funktioniert.“ Ersten Statistiken zufolge haben bisher etwa 50 Prozent der meldepflichtigen Unternehmen den digitalen Lohnnachweis 2016 eingereicht. Auf die Beitragsberechnung wirken sich die fehlenden digitalen Lohnnachweise noch nicht aus, „da die Unfallversicherung die Beiträge für 2016 auf Basis der Lohnnachweise berechnet, die per Papier oder Extranet übermittelt werden“. Dennoch ist die Abgabe des digitalen Lohnnachweises für 2016 bereits verpflichtend. Berufsgenossenschaften und Unfallkassen vergleichen die Daten aus beiden Verfahren miteinander, um gegebenenfalls noch vorhandenen Fehlern in den Programmen und Herausforderungen für die Anwender frühzeitig begegnen zu können. Die DGUV ist hierzu mit den Herstellern der Entgeltabrechnungsprogramme in Kontakt, um auf Korrekturen hinwirken zu können. Das gleiche gilt im kommenden Jahr, wenn für das Meldejahr 2017 der digitale Lohnnachweis und der bisherige Lohnnachweis abzugeben sind. Ab 2019 entfällt der bisherige Übermittlungsweg dann vollständig.

Nicht zu lange mit dem Stammdatenabgleich warten

Auswertungen zum Stichtag 16.02.2017 (Meldetermin Lohnnachweis digital) der Unfallversicherung zeigen, dass bislang viele Betriebe noch keinen Stammdatenabgleich für 2017 durchgeführt haben. Der Stammdatenabgleich bildet die Grundlage für die Erstellung des digitalen Lohnnachweises im Folgejahr. Libowski empfiehlt den Arbeitgebern deshalb dringend, den Abgleich schnellstmöglich durchzuführen. „Ruft der Arbeitgeber die Stammdaten in seinem Entgeltabrechnungsprogramm zu einem späteren Zeitpunkt ab, kann sich das insbesondere bei Änderungen auf alle bis zu diesem Zeitpunkt erstellten Gehaltsabrechnungen auswirken. Je früher die Stammdaten abgeglichen und Arbeitnehmer der zutreffenden Gefahrtarifstelle zugeordnet werden, umso besser.“ Am besten wäre es daher, so Libowksi, wenn der Stammdatenabgleich künftig in den Personalabteilungen zu den Routineaufgaben am Jahresanfang hinzugefügt würde.

Weitere Informationen zum Meldeverfahren sowie zum digitalen Lohnnachweis gibt es bei den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen sowie auf der Website der DGUV, Webcode d981926.